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A3: Metodología de análisis y resolución de problemas

A3: HERRAMIENTA DE RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Hoy vamos a hacer una introducción a una herramienta de resolución de problemas muy útil como es A3.

A3 es una herramienta de comunicación y representa la información de un proyecto de forma condensada, de manera que cualquiera pueda entenderlo sin necesidad de leerse un informe interminable.

El objetivo es “contar una historia”, comunicar algo complejo en un formato resumido.

El valor del A3 reside en el esfuerzo de síntesis que requiere. Ello nos obliga a prescindir de toda la información superflua o redundante que normalmente acaba inundando los informes de progreso al uso y retener solamente lo esencial, por eso de alguna forma es un “5S” mental, con dos ventajas al menos: Nos ayuda a clarificar nuestro propio conocimiento del problema y nos permite una comunicación rápida con terceras partes (ej: Dirección) de forma que las decisiones requeridas se pueden tomar con más rapidez.

Un A3 de resolución de problemas se estructura típicamente en las siguientes secciones:

 -Contexto: breve explicación del contexto en que se enmarca el problema

 -Situación actual: datos y hechos sobre el problema en cuestión

 -Metas / Objetivos: situación futura a la que se quiere llegar

 -Análisis: Describe cómo se ha llegado a las causas raíz del problema

 -Contramedidas propuestas: Acciones a llevar a cabo para corregir el problema

 -Plan: Línea de tiempo para la implementación de cada una de las contramedidas

 -Seguimiento: Acciones a llevar a cabo para asegurar que las contramedidas se implementan y la nueva situación se mantiene

A3 resolución de problemas

Un A3 contiene todos los elementos necesarios para comprender el problema (Contexto, Situación Actual, Objetivo). La amplitud del “gap” viene dada por la diferencia entre la meta y la situación actual.

A través de la sección Análisis, la persona que lee el A3 puede saber cómo se llegó a las causas raíz y las contramedidas seleccionadas.

El plan de implementación proporciona un marco temporal y responsabilidades individuales para la implantación de las contramedidas, y constituye la base sobre la que la Dirección puede aprobar la implementación sabiendo cómo y cuándo entrarán en vigencia los cambios.

El seguimiento es una fase crucial en la resolución del problema, ya que nos va a asegurar que las acciones previstas en el plan se acaban ejecutando de forma efectiva y que los beneficios esperados se hacen realidad y se mantienen.

Completando las secciones del A3 en orden, estamos siguiendo el orden lógico en la resolución de problemas, sin saltarnos ninguna fase y nos permite comunicar lo esencial de mucha información, con lo cual facilita la rapidez de decisión.

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